Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF mit eingebetteter XML), ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Sie ist nur noch in der Übergangszeit erlaubt.
Welche Fristen gelten?
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Als Empfangsweg reicht nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach.
- Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen bleiben erlaubt, PDF-Rechnungen ebenfalls, wenn der Empfänger zustimmt.
- 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen dürfen bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, mit den Ausnahmen unten.
Welche Ausnahmen gibt es?
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung befreit (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
- Rechnungen an Privatpersonen, etwa für eine Hochzeit oder eine private Feier, fallen nicht unter die Pflicht.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ebenfalls ausgenommen.
Was heißt das für Musiker?
Entscheidend ist, wer die Gage zahlt. Spielst du für eine Agentur, ein Hotel, eine Firma oder einen Veranstalter, ist das ein Umsatz zwischen Unternehmen, und es gelten die Fristen oben. Bucht dich ein Brautpaar oder eine Privatperson, besteht keine E-Rechnungspflicht.
Viele Musiker haben beides. Spätestens ab 2028 brauchst du für deine Geschäftskunden E-Rechnungen, es sei denn, du bist Kleinunternehmer. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie teilweise schon heute.
Auf der Empfangsseite betrifft dich die Pflicht bereits jetzt: Wenn dir ein Musikgeschäft, ein Verleih oder ein Softwareanbieter eine XRechnung schickt, brauchst du ein Programm, das die XML-Datei lesen kann.
E-Rechnungen mit Gagenheld
- Ausstellen: Rechnungen entstehen mit einem Klick aus der Anfrage, als ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931. Dein Kunde bekommt ein PDF/A-3 zum Lesen und die eingebettete XML für seine Buchhaltung.
- Ordnung: Nummernkreise gestaltest du frei. Rechnungen werden nach den GoBD festgeschrieben, Stornos laufen rechtssicher über eine Gegenbuchung.
- Zahlungseingang: Das Zahlungsziel stellst du ein. Überfällige Rechnungen landen auf der Fällig-Liste.
- Empfangen: Eingehende E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format (CII) lädst du wie jeden Beleg hoch. Gagenheld übernimmt Betrag, Datum und Aussteller direkt aus der XML, statt sie zu schätzen.
- Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: Beides wird unterstützt, auch der Wechsel zwischen den Jahren.
Mehr zur laufenden Buchhaltung steht unter Buchhaltung für Musiker, zum Weg von der Anfrage bis zur Rechnung unter Auftrittsmanagement für Musiker.
Grundlage: § 14 UStG, § 34a UStDV und das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024. Dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung.
Stand: September 2026