Auftritte & Buchhaltung für MusikerSei auch du ein Gagenheld.
Mehr Musik, weniger Verwaltung.
Anfragen, Angebote, Verträge, Rechnungen, Gagen, Belege — jeder aktive Musiker kennt den Aufwand neben der Bühne. Gagenheld bündelt alles an einem Ort und führt dich von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung Schritt für Schritt. Kein Excel-Wirrwarr, keine verlorenen Belege, keine vergessenen Rechnungen. Du machst Musik, das Programm kümmert sich um den Rest.
Das Herzstück
Von der Anfrage bis zur Gage in einem Flow
Jede neue Anfrage bekommt in Gagenheld ihre eigene Statusseite. Sie zeigt dir jederzeit, was als Nächstes dran ist, und bringt dich mit einem Klick — vorausgefüllt — zum nächsten Schritt. So geht nichts verloren und nichts wird vergessen.
- AnfrageWer, wann, wo — mit diesen Eckdaten beginnt alles.
- AngebotAngebot als PDF mit deinem Briefkopf, in Minuten.
- AuftragsbestätigungNach dem Zuschlag die AB — direkt aus der Anfrage.
- AuftrittsdetailsTermin, Ort, Ablauf — landet automatisch im Kalender.
- Rechnung(E-)Rechnung — mit einem Klick erzeugt.
- Ausgaben & FahrtkostenBelege und Kilometer hängen direkt an der Anfrage.
- BezahltZahlung markieren — die Anfrage ist sauber abgeschlossen.
Das ist der Kern von Gagenheld: Auftrittsmanagement und Buchhaltung in einem. Zwei Seiten desselben Berufs, die endlich ineinandergreifen.
Anfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Termine im Kalender — alles, was vor dem Gig organisiert sein will.
Rechnungen, Ausgaben, Fahrtkosten, Umsatzsteuer und Bilanz — die Buchhaltung läuft von selbst mit.
Alles für den Musiker-Alltag
Ein Werkzeug für den ganzen Papierkram
Rund um den geführten Ablauf steckt in Gagenheld ein volles Werkzeug-Set. Jedes Modul blendest du ein, wenn du es brauchst – alle sind im Preis enthalten.
Anfragen & Auftritte
- Jede Anfrage bekommt ihre eigene Statusseite — nichts geht verloren
- Geführter Ablauf bis „Bezahlt", jeder nächste Schritt vorausgefüllt
- Auftrittskalender mit Ort, Zeit, Honorar und Notizen
- Kalender-Abo (iCal): Termine automatisch am Handy
- To-dos mit Fälligkeit, gezählt direkt im Menü
- Kundendatei: Veranstalter, Locations und Kontakte — mit Historie aus Anfragen, Aufträgen und Rechnungen
- Dubletten erkennen, Kontakte zusammenführen
Angebote & Rechnungen
- Angebote als PDF mit deinem Briefkopf, in Minuten
- Auftragsbestätigungen mit einem Klick aus der Anfrage
- Gesetzeskonforme E-Rechnungen (ZUGFeRD, PDF/A-3) — von Behörden und Firmen akzeptiert
- Nummernkreise frei gestaltbar: Jahr, Monat, Zähler — dein Schema
- GoBD: Festschreibung und rechtssichere Stornierung per Gegenbuchung
- Zahlungsziel einstellbar — Überfälliges landet auf der Fällig-Liste, der Zähler im Menü erinnert dich, bevor etwas liegen bleibt
Belege & Ausgaben
- Belege per Drag & Drop hochladen — hängen am Eintrag
- KI liest den Beleg aus: Betrag, Datum, Aussteller — du bestätigst nur
- Stapel-Erfassung: viele Belege am Stück, auch mehrere Quittungen in einem Scan
- Beleg-Abgleich: Abweichungen zwischen Beleg und Eintrag werden markiert
- Fahrtkosten je Auftritt: Route und Kilometer auf Knopfdruck — sauber belegt für die Steuer
- Abschreibungen (AfA) für Instrumente und Technik
- Wiederkehrendes einmal anlegen — bucht sich automatisch, Vorlagen inklusive
- Eigene Kategorien, getrennt nach Einkunftsart
Steuern & Auswertungen
- EÜR rechnet laufend mit — fürs Finanzamt und den Überblick
- USt-Voranmeldung als fertige Übersicht bei Regelbesteuerung
- Kleinunternehmer (§ 19) voll unterstützt, Umsatzgrenze immer im Blick
- Wechsel Kleinunternehmer ↔ Regelbesteuerung je Jahr sauber getrennt
- Mehrere Einkunftsarten: freiberuflich (§ 18) und gewerblich (§ 15)
- Charts & Statistiken je Jahr, ältere Jahre im Archiv
- Steuerberater-Zugang: eigener nur-lesender Login — ändern kann er nichts
Cloud & Dokumente
- Gagenheld Cloud inklusive: 2 GB — per Mac- & Windows-App synchronisiert, auch am Handy
- Oder du bindest deine eigene Nextcloud an
- Belege landen automatisch benannt im richtigen Ordner — Schema konfigurierbar
- PDF-Vorschau direkt in den Listen, ohne Download
- Verträge, Rider und PDFs am Auftritt, Angebot oder Beleg verknüpfen
Import & Export
- Bestandsdaten-Import aus Excel (.xlsx) oder CSV — für den Umstieg
- CSV-Export aller Listen, PDF-Export der Auswertungen
- GoBD-Export (Z3-Paket) für Betriebsprüfung und Steuerberater
- DSGVO-Komplettexport: alle deine Daten als Paket — kein Lock-in
Komfort
- Dashboard anpassbar: Widgets per Drag & Drop
- Dunkelmodus
- Am Handy genauso zuhause wie am Laptop
- Suche über alles: Auftritte, Einnahmen, Ausgaben, Kunden
- Geführte Touren und Onboarding-Checkliste für den Start
- Module abschaltbar — dein Menü zeigt nur, was du nutzt
- Schnellerfassung vom Dashboard: ein Klick, Formular vorbefüllt
Was Musiker davon haben
Weniger Tools, weniger Fehler, mehr Überblick
Von Musikern für Musiker
Der Gagenheld der ersten Stunde
Ich bin Max, Musiker aus Köln. 2008 habe ich für meine Auftritte eine erste MySQL-Tabelle angelegt und die Oberfläche dazu selbst programmiert. Daraus ist über die Jahre Gagenheld geworden — ständig weiterentwickelt an dem, was ich und meine beiden GbRs im selbstständigen Musikeralltag wirklich gebraucht haben. Und wenn du eine Frage hast, antwortet dir kein Ticket-System, sondern ich.
Sicherheit & Datenschutz
Deine Daten gehören dir
Betrieb und Daten liegen bei einem deutschen Hoster. Maßnahmen orientiert an Art. 32 DSGVO — jedes Mitglied bekommt einen vollständig getrennten Datenbestand.
- Eigene Datenbank pro Mitglied — keine geteilten Daten
- AES-verschlüsselte Stammdaten in der Datenbank
- Passwörter nur als bcrypt-Hash, optional 2-Faktor (TOTP)
- HTTPS/TLS durchgängig, gehärtete Session-Cookies
- Tägliche, je Mitglied getrennte Backups
- Hosting in Deutschland (all-inkl; Gagenheld Cloud bei Hetzner), kein Tracking
Details in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Preis
Ein Preis, alles drin
- Alle Module inklusive — keine Upsells
- 1 Monat unverbindlich testen — danach geht es nur weiter, wenn du bestätigst (keine automatische Zahlpflicht)
- Jahres-Vorkasse per Rechnung
- Keine Einrichtungsgebühr, keine versteckten Kosten
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG — keine Umsatzsteuer
Häufige Fragen
Gut zu wissen
Für wen ist Gagenheld gedacht?
Für selbstständige Musiker, die ihre Auftritte selbst organisieren und abrechnen: freiberuflich (§ 18 EStG) oder gewerblich (§ 15 EStG), als Kleinunternehmer oder mit Regelbesteuerung.
Muss ich etwas installieren?
Nein. Gagenheld läuft im Browser, am Laptop genauso wie am Handy.
Was kostet Gagenheld?
99 € im Jahr, alle Module inklusive, keine Einrichtungsgebühr. Der erste Monat ist ein kostenloser, unverbindlicher Test: Weiter geht es nur, wenn du bestätigst. Danach Jahres-Vorkasse per Rechnung.
Kann Gagenheld E-Rechnungen erstellen?
Ja. Rechnungen entstehen mit einem Klick aus der Anfrage als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF/A-3). Mehr dazu unter E-Rechnung für Musiker.
Kann mein Steuerberater auf die Daten zugreifen?
Ja, über einen eigenen, nur lesenden Zugang, ändern kann er nichts. Für die Betriebsprüfung gibt es den GoBD-Export (Z3-Paket).
Komme ich jederzeit an meine Daten?
Ja. Alle Listen lassen sich als CSV exportieren, Auswertungen als PDF, und der DSGVO-Komplettexport liefert alle deine Daten als Paket. Kein Lock-in.
Wo liegen meine Daten?
In Deutschland: Gagenheld bei all-inkl, die Gagenheld Cloud bei Hetzner. Jedes Mitglied hat eine eigene Datenbank mit täglichen, getrennten Backups. Details in der Datenschutzerklärung.
Wie bekomme ich einen Zugang?
Über das Anfrageformular unten. Ich richte jeden Zugang persönlich ein und melde mich bei dir; automatisch wird kein Account angelegt.
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Frag einen Zugang an
Gagenheld läuft Mensch-geprüft: Du schickst eine kurze Anfrage, ich richte dir deinen Zugang persönlich ein und melde mich bei dir. Es wird kein Account automatisch angelegt.